La Planificación Estratégica Consensuada del Superior Tribunal de Justicia articula y orienta las acciones de forma sistematizada, y se ajusta a los valores y objetivos que el Superior Tribunal considera necesarios para una mejora continua de la justicia rionegrina. De esta forma se priorizan los cursos de acción, la asignación de responsabilidades, la coordinación de tareas, así como también el seguimiento, la medición y evaluación en el cumplimiento de los objetivos y resultados.
El Centro de Planificación Estratégica (CPE) implementó y desarrolló a través de los años un proceso de planificación consensuado que involucra dos estadios bien diferenciados, que se retroalimentan constantemente: el Análisis Estratégico y la Implementación Estratégica.
El Análisis Estratégico inició en el año 2014 y estuvo coordinado por el equipo del Centro de Planificación Estratégica del Consejo de la Magistratura de CABA.
En esta etapa el STJ define la Visión, Valores, Líneas, Objetivos Estratégicos y Recomendaciones, los cuales establecen una mirada a largo plazo. Este trabajo está reflejado en el Libro I – Primer Plan Estratégico Consensuado
Para poder realizar el diagnóstico inicial el máximo Tribunal se planteó una serie de preguntas enfocadas en el futuro del Poder Judicial, entre las cuales pueden destacarse las siguientes:
Los objetivos del STJ se definieron en relación a cinco líneas estratégicas, las cuales pueden observarse detalladamente en la siguiente infografía:
La Implementación Estratégica tuvo sus inicios con el trabajo en las diferentes áreas del Poder Judicial, denominadas Unidades de Planificación, definidas como un equipo de trabajo que representa a un área determinada. Dicha área puede estar compuesta por numerosos organismos que incluso pueden prestar servicio en distintas ciudades de la provincia.
A la hora de planificar es crucial generar un intercambio plural que atraviese las diferentes idiosincrasias y situaciones propias de cada lugar. Este trabajo se desarrolla proyectando mejoras en el servicio de administración de justicia en el corto y mediano plazo, y como todo proceso dinámico, esta metodología es perfectible, sumando nuevas ideas conforme se avanza. A continuación, se detalla el proceso utilizado.
1. Convocatoria de las Unidades de Planificación: se convocan de acuerdo a la elección del STJ ante necesidades puntuales o por iniciativa propia de las áreas. De esta manera se conforman las Unidades que inician las tareas de Planificación, en una geografía muy particular que presenta ciudades distantes hasta en 1.200 km.
2. Sensibilización: los integrantes de las Unidades que comienzan a planificar participan de un encuentro donde conocen los principales lineamientos, sus beneficios y posibles resultados.
Generalmente esta sensibilización se realiza en una Jornada de Planificación anual donde los Jueces del STJ participan como coordinadores de las áreas, disertan especialistas sobre el tema, y el equipo del CPE expone la dinámica de trabajo articulando como referente en las reuniones de cada unidad. Al mismo tiempo, son un espacio de intercambio y formación para los Planificadores Federales que vienen de distintos puntos del país.
3. Diagnóstico de Valores, Fortalezas, Debilidades y Objetivos: cada unidad inicia la tarea de identificar sus fortalezas y debilidades. Esto requiere de un debate inicial que contemple las diferentes particularidades para converger así en una mirada consensuada de toda el área. Realizado el análisis, los integrantes de la unidad acuerdan objetivos de mejora y generan un contacto fluido con el Juez/a Coordinador/a y el equipo del CPE en reuniones presenciales o bien utilizando herramientas tecnológicas (mails, videoconferencias, Skype, WhatsApp, etc.) que permiten acortar distancias y avanzar en el proceso de Planificación.
4. Identificación de posibles proyectos: a través de la puesta en común del diagnóstico, se reconocen posibles proyectos para convertir las debilidades en fortalezas, y/o afianzar estas últimas. Este análisis permite aprovechar una oportunidad detectada o desarticular una amenaza que puede convertirse en debilidad en el corto plazo.
5. Priorización de los Proyectos Estratégicos: consiste en ordenar los proyectos de acuerdo al criterio consensuado por la unidad junto al CPE y el Juez/a Coordinador/a.
6. Definición de Coordinadores y Colaboradores: en esta instancia cada Unidad de Planificación decide quiénes son las personas encargadas de coordinar los distintos proyectos y trabajan como nexo de su equipo con el Juez/a Coordinador/a y los referentes del CPE. El resto de los participantes son colaboradores en los proyectos de cada Unidad.
7. Elaboración de las Fichas Técnicas: las fichas presentan una estructura común que contiene ítems que describen y dan fundamento al proyecto. Cada ficha sirve de referencia para su implementación y posterior seguimiento. Al momento de la elaboración de cada proyecto, el contenido se enmarca en las Líneas y Objetivos Estratégicos expresados por el STJ y se estiman las duraciones y simultaneidad de las actividades.
8. Puesta en marcha: inicio de las actividades enunciadas en la ficha técnica, las cuales son dinámicas y perfectibles. El proyecto se divide en distintos apartados o bloques de trabajo que pueden ser abordados preferentemente en períodos cortos de tiempo, para lograr a través de las metodologías ágiles, resultados bien definidos sin necesidad de esperar al final del proyecto.
9. Seguimiento y Control: se lleva adelante el monitoreo del trabajo, analizando el progreso de las actividades en relación al tiempo pautado, se identifican posibles desviaciones de lo planificado, y se realizan los ajustes necesarios.
10. Evaluación de los resultados obtenidos: se evalúa el cumplimiento de los objetivos, resultados esperados, e indicadores detallados en la ficha técnica. Una vez abordados los proyectos y obtenidos los primeros resultados, se da continuidad al proceso de identificación de posibles proyectos en un ciclo de mejora continua, implícito en el proceso.
